Как да финансирате HR софтуер с европейски средства за дигитализация
Програмите за дигитализация покриват до 70% от разходите за софтуер на микро и малки фирми. Вижте как HR софтуер, електронни трудови досиета и е-подписване да влязат в проект и какво да подготвите преди следващия прием.
Много малки фирми още водят отпуските в Excel, заповедите на хартия и трудовите досиета в класьори. Европейските програми за дигитализация са създадени точно за тях - да въведат софтуер за управление, автоматизация и съхранение на информация, като до 70% от разходите се покриват безвъзмездно. HR софтуерът може да бъде част от такъв проект, ако е описан правилно.
Какво беше последната процедура
Най-голямата програма за малки фирми беше BG16RFPR001-1.012 „Дигитализация на предприятията“ по Програма „Конкурентоспособност и иновации в предприятията“ 2021-2027 (ПКИП). Основните параметри:
- безвъзмездна помощ от 5 000 до 50 000 лв. (около 2 556 - 25 565 €);
- до 70% от допустимите разходи, останалите 30% са собствено участие;
- общ бюджет 80 млн. лв.;
- краен срок за кандидатстване - 26.09.2025 г.
Одобрени бяха над 1 600 фирми, а проектите се изпълняват през 2026 и 2027 г. В момента няма отворен прием по тази процедура. Новите процедури обикновено следват подобни условия, затова е добре да се подготвите отсега.
Кой можеше да кандидатства
- търговци по Търговския закон или Закона за кооперациите;
- микро и малки предприятия;
- с общи нетни приходи за 2023 и 2024 г. поне 100 000 лв.;
- с поне 2 заети лица средно през 2024 г.
Тоест повечето фирми с 5 до 50 служители, които все още управляват персонала ръчно.
Къде попада HR софтуерът
В списъка с допустими дейности няма отделна категория „HR система“. Но няколко от допустимите решения покриват точно това, което прави един HR софтуер:
- Система за управление на ресурсите (ERP) - модулът за управление на персонала е част от ресурсното планиране.
- Система за управление на съхранението и споделянето на информация - електронните трудови досиета и документооборотът.
- Система за архивиране на информация - архив на подписани заповеди, анекси и договори.
- Платформа за вътрешнофирмени обучения от разстояние - инструктажи по ЗБУТ и обучения с потвърждение от служителя.
Важно е в проектното предложение софтуерът да е описан по функции, които съвпадат с допустимата дейност, а не само с търговското име на продукта. Допустимостта винаги зависи от условията на конкретната процедура, затова я потвърдете с консултанта си.
Какво да дигитализирате
Ако сте малка фирма, тези процеси дават най-бърз резултат:
- Отпуски и отсъствия - заявки онлайн, одобрение по веригата, автоматично изчисляване на остатъка.
- Електронни трудови досиета - всички документи на служителя на едно място, по Наредбата за електронните трудови досиета.
- Електронно подписване - работодателят подписва с КЕП, служителите с вграден подпис там, където законът не изисква КЕП.
- Заповеди и документи - генериране на заповеди за отпуск, командировки и анекси без ръчно попълване.
- Справки - отсъствия по отдели, баланси, данни за персонала за ESG отчети.
Как да се подготвите за следващия прием
1. Опишете процесите си сега - кой одобрява отпуските, къде се пазят документите, колко време отнема всичко това месечно. Тези данни показват нуждата в проекта.
2. Изберете решения и поискайте оферти - с технически спецификации, които могат да се цитират в проекта.
3. Проверете допустимостта си - оборот, брой служители, дата на регистрация, основна дейност по КИД.
4. Намерете консултант по европейски проекти, ако нямате опит с ИСУН.
5. Следете сайта на Министерството на иновациите и растежа и ИСУН за обявяване на нови процедури.
Как помага VacYEY
VacYEY покрива отпуските, електронните трудови досиета, документооборота, подписването с КЕП чрез B-Trust, инструктажите и справките в една облачна система. За фирми, които подготвят проект за дигитализация, предоставяме:
- техническа спецификация с функциите, разпределени по допустими дейности;
- оферта във формат, подходящ за проектното предложение;
- внедряване - импорт на служителите, настройка на веригите за одобрение и обучение;
- документи за отчитане на проекта.
Цената е от 1 € на служител на месец за модул и плащате само модулите, които ползвате. Можете да пробвате 7 дни безплатно, без кредитна карта.
Свържете се с нас за безплатна консултация кои модули да включите в проекта си.