Цялата командировка на едно място
Заповедта, авансът, фактурите, билетите и отчетът са в една командировка в VacYEY. Счетоводството изтегля всичко с един бутон и лутането за документи приключва.
Днес на хартия
- Заповедта се пише ръчно с място, период, цел и разходи, печата се и се подписва
- Авансът се иска и одобрява по имейл или на хартия
- Служителят събира фактури, билети и касови бележки в джоба си
- След връщане пише отчет и авансов отчет и носи документите
- Счетоводството търси липсващи документи, смята дневните и въвежда всичко ръчно
Около 1 час за всяка командировка и документи, които се губят
С VacYEY
- Заповедта се попълва от шаблон с всички реквизити и се подписва с КЕП
- Авансът се заявява и одобрява в същата командировка
- Служителят снима всяка фактура и билет с телефона на момента
- Отчетът и авансовият отчет се попълват от качените документи
- Счетоводството изтегля всичко с един бутон
Около 5 минути за всяка командировка и нито един изгубен документ
Преди, по време и след командировката
Всеки етап е в една папка, прикачена към командировката.
Преди: Заповед и аванс
- Заповед с име, място, период и цел
- Дневни, квартирни и пътни разходи
- Начин на придвижване
- Аванс за транспорт, хотел и дневни, ако е нужен
- Подпис с КЕП
По време: Документи от телефона
- Фактури за хотел
- Билети за автобус, влак или самолет
- Тол такси, паркинг и винетки
- Други разходооправдателни документи
- Всичко се качва на момента, със снимка
След: Отчет и изплащане
- Кратък отчет за извършената работа
- Авансов отчет с действителните разходи
- Документите са вече прикачени
- Дневните се изчисляват автоматично
- Виждате какво остава за доплащане или връщане
Едно копче за счетоводството
Счетоводителят не търси документи по имейли и чекмеджета. Изтегля командировките за месеца, разделени по сметки, заедно с всички прикачени документи.
- Разходи за пътуване
- Разходи за нощувки
- Дневни пари
- Разчети със служители за аванси
- Всички фактури и билети в един архив
Въпроси
Може ли авансът да се одобри в системата?
Да. Авансът се заявява заедно с командировката и минава през същата верига за одобрение.
Какво получава счетоводството?
Едно място, където е събрана цялата документация по командировките, на 5 клика разстояние. Без чакане, без търсене и без гонене на служители за липсващи документи.